Юридическое лицо покупает хостинг так же, как и физическое, но бухгалтерии нужен счёт с реквизитами компании, а не просто чек об оплате картой. Разбираемся, что указать при заказе и какие документы вы получите после оплаты.
Когда нужен счёт на юридическое лицо
Счёт с реквизитами компании нужен, если услугу оплачивает организация со своего расчётного счёта, а не сотрудник личной картой. Это касается VDS/VPS, выделенных серверов, виртуального хостинга и доменов — тип услуги на порядок оформления не влияет.
Если вы уже оплатили как физическое лицо, а потом поняли, что нужен счёт от компании, уточните в поддержке, можно ли перевыпустить документ на новые реквизиты для уже проведённого платежа — в общем случае это зависит от того, закрыт ли период бухгалтерского учёта.
Какие реквизиты компании понадобятся
Форма заказа в личном кабинете запрашивает стандартный набор данных о плательщике. Перед оформлением подготовьте их заранее, чтобы не редактировать счёт после выставления.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Юридическое название | Полное наименование компании, как в регистрационных документах |
| Регистрационный/налоговый номер | ЕГРПОУ, ИНН, VAT ID или их аналог — в зависимости от страны регистрации |
| Юридический адрес | Адрес, указанный в учредительных документах |
| Контактное лицо и e-mail | Кто получает счета и уведомления о продлении |
| Банковские реквизиты | Нужны, только если оплата идёт банковским переводом, а не картой |
Точный список полей формы может отличаться от страны к стране, поэтому финальный список смотрите прямо в личном кабинете на странице оформления заказа.
Как оформить заказ от имени компании
При регистрации аккаунта или оформлении заказа выберите тип клиента «Организация» и заполните реквизиты один раз — они подставятся во все последующие счета этого аккаунта. Если данные компании изменились, например сменился юридический адрес, обновите их в профиле до того, как будет выставлен очередной счёт на продление.
- Проверьте написание названия компании — исправить его после выставления и оплаты счёта сложнее, чем до оплаты.
- Убедитесь, что e-mail для счетов принадлежит бухгалтерии, а не только техническому специалисту.
- Сохраните копию реквизитов, которые вы ввели, — пригодится при сверке с бухгалтером.
Какие документы вы получите после оплаты
После оплаты в личном кабинете доступен счёт (инвойс) с реквизитами обеих сторон и перечнем оплаченных услуг. Порядок его получения описан в статье как получить счёт за хостинг. Дополнительно провайдер может формировать акт выполненных работ или его аналог — периодичность и формат такого документа для конкретной страны уточняйте в поддержке.
Отдельный вопрос — начисление НДС в счёте: оно зависит от страны регистрации компании и статуса плательщика. Разбор этой темы — в статье налоги при оплате хостинга.
Что проверить перед передачей счёта в бухгалтерию
Прежде чем передавать документ бухгалтеру, сверьте пять пунктов: название компании и регистрационный номер совпадают с учредительными документами, сумма и валюта совпадают с тем, что списано со счёта или карты, период оказания услуги указан верно, есть ли в счёте НДС там, где он должен быть, и наоборот. Все условия, на основании которых провайдер оформляет документы, зафиксированы в договоре оферты — при расхождениях в счёте опирайтесь именно на него.
Чек-лист для бухгалтерии
- Реквизиты компании внесены в профиль личного кабинета до оформления заказа.
- E-mail для счетов указывает на бухгалтерию, а не только на технического администратора.
- Счёт получен и его данные сверены с оплатой и договором оферты.
- Вопрос по НДС и статусу плательщика закрыт до подачи счёта в учёт.