Юридична особа купує хостинг так само, як і фізична, але бухгалтерії потрібен рахунок із реквізитами компанії, а не просто чек про оплату карткою. Розберемося, що вказати під час замовлення та які документи ви отримаєте після оплати.
Коли потрібен рахунок на юридичну особу
Рахунок із реквізитами компанії потрібен, якщо послугу оплачує організація зі свого розрахункового рахунку, а не співробітник особистою карткою. Це стосується VDS/VPS, виділених серверів, віртуального хостингу та доменів — тип послуги на порядок оформлення не впливає.
Якщо ви вже оплатили як фізична особа, а потім зрозуміли, що потрібен рахунок від компанії, уточніть у підтримці, чи можна перевипустити документ на нові реквізити для вже проведеного платежу — в загальному випадку це залежить від того, чи закритий період бухгалтерського обліку.
Які реквізити компанії знадобляться
Форма замовлення в особистому кабінеті запитує стандартний набір даних про платника. Перед оформленням підготуйте їх заздалегідь, щоб не редагувати рахунок після виставлення.
| Поле | Що вказати |
|---|---|
| Юридична назва | Повна назва компанії, як у реєстраційних документах |
| Реєстраційний/податковий номер | ЄДРПОУ, ІПН, VAT ID або їхній аналог — залежно від країни реєстрації |
| Юридична адреса | Адреса, вказана в установчих документах |
| Контактна особа та e-mail | Хто отримує рахунки та сповіщення про продовження |
| Банківські реквізити | Потрібні, тільки якщо оплата йде банківським переказом, а не карткою |
Точний список полів форми може відрізнятися залежно від країни, тому фінальний перелік дивіться безпосередньо в особистому кабінеті на сторінці оформлення замовлення.
Як оформити замовлення від імені компанії
Під час реєстрації акаунта або оформлення замовлення оберіть тип клієнта «Організація» і заповніть реквізити один раз — вони підставляться в усі наступні рахунки цього акаунта. Якщо дані компанії змінилися, наприклад змінилася юридична адреса, оновіть їх у профілі до того, як буде виставлено черговий рахунок на продовження.
- Перевірте написання назви компанії — виправити його після виставлення й оплати рахунку складніше, ніж до оплати.
- Переконайтеся, що e-mail для рахунків належить бухгалтерії, а не тільки технічному фахівцю.
- Збережіть копію реквізитів, які ви ввели, — знадобиться під час звірки з бухгалтером.
Які документи ви отримаєте після оплати
Після оплати в особистому кабінеті доступний рахунок (інвойс) із реквізитами обох сторін і переліком оплачених послуг. Порядок його отримання описано в статті як отримати рахунок за хостинг. Додатково провайдер може формувати акт виконаних робіт або його аналог — періодичність і формат такого документа для конкретної країни уточнюйте в підтримці.
Окреме питання — нарахування ПДВ у рахунку: воно залежить від країни реєстрації компанії та статусу платника. Розбір цієї теми — у статті податки під час оплати хостингу.
Що перевірити перед передачею рахунку в бухгалтерію
Перш ніж передавати документ бухгалтеру, звірте п'ять пунктів: назва компанії та реєстраційний номер збігаються з установчими документами, сума і валюта збігаються з тим, що списано з рахунку або картки, період надання послуги вказано вірно, чи є в рахунку ПДВ там, де він має бути, і навпаки. Усі умови, на підставі яких провайдер оформляє документи, зафіксовані в договорі оферти — за розбіжностей у рахунку спирайтеся саме на нього.
Чек-лист для бухгалтерії
- Реквізити компанії внесені в профіль особистого кабінету до оформлення замовлення.
- E-mail для рахунків вказує на бухгалтерію, а не тільки на технічного адміністратора.
- Рахунок отримано, а його дані звірено з оплатою і договором оферти.
- Питання щодо ПДВ і статусу платника закрито до подання рахунку в облік.